구글 앱스가 기업 내 회의, 결재, 문서관리 등 업무 방식을 혁신하고 있다. 벤처기업부터 대기업까지 구글 앱스가 확산되면서 업무 효율을 높이는 수단으로 활용되고 있다.
2일 오후 서울 삼성동 코엑스에서 열린 ‘스마트클라우드쇼 2013’에서 동부CNI는 “3년 전 구글앱스를 도입한 뒤로 회의 문화와 업무 보고 방식에서 많은 변화가 있었다”고 말했다.

동부그룹의 시스템통합(SI) 계열사인 동부CNI에서는 구글 문서를 이용해 여러명이 공동으로 회의 준비를 한다. 회의 자료에서 오탈자를 발견할 경우 휴대폰으로 구글 문서에 접속, 실시간으로 수정할 수 있다.

“구글 앱스를 도입하기 전에는 파트와 팀, 사업부 3단계를 거쳐 최고경영자(CEO)에게 회의 결과를 보고해야 했습니다. 매번 내용을 다시 취합해 새로운 문서를 작성해야 했죠. 구글 앱스를 활용한 뒤로는 상신과 결재 등의 절차가 크게 간소화됐습니다.”

동부CNI는 ‘위키피디아’와 유사한 사내 용어 사전도 만들었다. 업무에 필요한 용어를 설명하는 소셜 사전을 만들어, 내용을 지속적으로 업데이트할 수 있도록 했다.
동부CNI는 “구글 앱스를 통해서 약 35%의 비용을 절감한 것으로 추산된다”면서 “내년쯤이면 구글 앱스를 동부 그룹 차원에서도 도입할 수 있을 것”이라고 말했다.

중견기업인 세종공업도 지난해 6월 울산 공장에서 일하는 관리직을 대상으로 구글앱스를 도입했다. 김효정 정보전략팀 대리는 “처음에는 회사 내부의 그룹웨어와 구글 앱스가 상당 부분 충돌, 많은 직원들이 거부 반응을 보였다”면서 “직원들에게 구글 앱스의 효용성에 대해 설득하고 지속적인 활용 교육을 했다”고 말했다.

세종공업은 구글 앱스를 자사의 업무에 맞게 응용해 사용하고 있다. 사내 그룹웨어의 주소록과 식단표 등을 구글앱스와 연동했다. 이 외에도 명함에 QR코드를 넣어, 스마트폰으로 스캔하면 구글플러스 페이지에 접속되도록 했다.

소셜 데이팅 업체 이음소시어스도 구글앱스를 도입한 뒤 비용 절감, 업무 효율성 향상 등의 효과를 얻었다.

우성섭 이음소시어스 기획팀장은 “마이크로소프트(MS)의 ‘오피스 365’를 사용했는데 PC와 모바일 버전을 일치시키기가 어려웠다”면서 “이 같은 문제를 해결하기 위해 여러 운영 체제와 장비에서 이용 가능한 구글 앱스를 도입했다”고 말했다.

사내 메신저를 자체적으로 개발하기 어려운 기업의 경우 구글 앱스를 통해 메신저를 구축할 수 있다. 우 팀장은 “구글의 메신저 애플리케이션 ‘행아웃’을 통해 회의를 하면, 그룹 별로 화상 채팅을 할 수 있으며 대화 내용이 지메일에 자동 저장돼 회의를 실시간으로 이어나갈 수 있다”고 말했다.

[ 출처 : 조선비즈, 2013. 08. 02 ]
http://biz.chosun.com/site/data/html_dir/2013/08/02/2013080203002.html